Integritetspolicy för föreningen Väsby Promotion

I den här integritetspolicyn hittar du övergripande information om hur vi hanterar personuppgifter enligt gällande lagstiftning och särskilt med hänvisning till GDPR, General Data Protection Regulation (1) som trädde i kraft den 25 maj 2018.

Bakgrund
Din personliga integritet är viktig för oss. Vi vill att du ska känna dig trygg i att vi hanterar dina personliga uppgifter på ett ansvarsfullt sätt, oavsett i vilket syfte du är i kontakt med oss. I den här integritetspolicyn hittar du övergripande information om hur vi hanterar personuppgifter enligt gällande lagstiftning och särskilt med hänvisning till GDPR, General Data Protection Regulation (1) som trädde i kraft den 25 maj 2018. Då Väsby Promotion bedriver en verksamhet som går i linje med en handelskammare tillämpar vi samma praxis som Stockholms Handelskammare varför förklarande text är delvis hämtad från deras Integritetspolicy.

Vilken information samlar vi in?
Informationen som samlas in behandlas av Väsby Promotion, Kanalvägen 10 C, 194 61 Upplands Väsby.

Du kan direkt eller indirekt komma att ge oss information om dig själv på ett antal olika sätt. Till exempel samlas viss personligt identifierbar information in via våra webbsidor eller via kontaktformulär eller eventanmälningar. Vilken information vi väljer att samla in om dig beror på hur och varför vår kontakt har uppstått. Om du besöker oss online och väljer att bli medlem, att prenumerera på något av våra olika nyhetsbrev, köpa någon av våra tjänster eller anmäla dig till något av våra event så är den information vi sparar oftast begränsad till ditt namn, e-post och telefonnummer och detta gör vi antingen för att hantera er önskan om att registreras hos oss samt för att förbättra användbarheten hos oss. Vi kräver inte att du registrerar dig eller lämnar personuppgifter för att ta del av informationen och materialet på vår hemsida. Om du registrerar dig kommer du dock att få information om aktiviteter, rapporter och evenemang som är inom samma intressekategori.

Väsby Promotion sparar informationen med hänvisning till Dataskyddsförordningen, GDPR (1).

Vad är berättigat intresse?

När vi använder oss av den lagliga grunden intresseavvägning eller berättigat intresse innebär det att behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse. Exempelvis att kunna erbjuda dig information om våra produkter, tjänster, prenumerationer eller sammankomster av olika slag. Det kan också handla om att vi vill följa upp ditt besök på något av våra möten eller evenemang. Ytterligare ett berättigat intresse är att hålla våra inbjudningar, utskick och tjänster så relevanta som möjligt för dig. Vårt syfte är att ge dig service i form av relevant kommunikation, olika tjänster samt relevanta och anpassade erbjudanden. För den lagliga grunden – berättigat intresse – görs alltid en intresseavvägning mellan intresset av Väsby Promotions behandling av personuppgifter och individens intresse av att skydda sina personuppgifter.

Väsby Promotion säkerställer att behandling av dina personuppgifter sker säkert och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

Vad är samtycke?

Samtycke, enligt personuppgiftslagen, är en frivillig och tydlig viljeyttring genom vilken den registrerade – efter att ha fått information – godtar behandlingen av personuppgifter om sig själv. Från och med den 25 maj 2018 kan vi komma att uttryckligen be dig att ge ditt samtycke när du anmäler dig som kund, medlem eller evenemangsbesökare. Det kommer då innebära att du kan komma att fortsatt få inbjudningar till olika evenemang och nätverk, nyheter om rapporter, nyhetsbrev och medlemsinformation via antingen post eller e-post via elektronisk kommunikation.

Du kan när du helst önskar, genom att kontakta oss, återkalla ditt samtycke eller ändra dina preferenser om vad du är intresserad. Du har alltid rätt att kostnadsfritt få tillgång till, korrigera, ta bort eller bestrida de personuppgifter som Väsby Promotion har om dig genom att kontakta oss.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Prenumerationer

När du väljer att starta en prenumeration på något av våra nyhetsbrev behöver du uppge din e-postadress vilken Väsby Promotion behöver för att uppfylla din önskan. Vi fortsätter lagra din e-postadress tills du väljer att sluta prenumerera på nyhetsbreven.

Medlemsorganisationen

För att få möjlighet att vara med och påverka och samtidigt ta del av alla rapporter, evenemang och övriga tjänster som Väsby Promotion erbjuder så uppmanar vi företag att bli medlemmar. För varje medlemsföretag behöver vi minst en kontaktperson. När ni ansöker om medlemskap hos oss behöver vi således personuppgifter såsom, namn, e-post och telefonnummer. Dessa personuppgifter används för att hålla er som medlemsföretag informerade om vad som händer hos Väsby Promotion, skicka information, inbjudningar och nyhetsbrev mm. Vi sparar dina uppgifter så länge som uppgifterna är nödvändiga för att uppfylla de ändamål som uppgifterna från början samlades in för, eller om så kräves, enligt bokföringslagen.

Foto, film- och ljudupptagning

När du deltager vid några av våra evenemang, luncher, seminarier, utbildningar, informationsmöten eller dylikt så kan vi komma att spela in eller fotografera evenemanget och personer som deltar. Det medför att du som deltagare kan komma att förekomma i ljud- och bildinspelningar eller fotografier. Väsby Promotion behandlar denna information på olika sätt och den kan även komma att publiceras internt eller externt. Väsby Promotion kommer inte att publicera namn eller foton, ljud- eller bildupptagningar med deltagare som har en framträdande roll utan deltagarens samtycke.

Hur används data som samlas in?

Hantering av tidigare registrerade uppgifter – Vi kan komma att dela information med tjänsteleverantörer som vi har anlitat för att utföra tjänster för vår räkning, t.ex. för att hjälpa till att driva kampanjer eller göra utskick. Dessa tjänsteleverantörer kan få tillgång till personligt identifierbar information om våra besökare och intressenter, om det behövs för att utföra uppgifter åt oss, men de har inte vårt tillstånd att använda eller avslöja informationen utom om så krävs för att utföra tjänster för vår räkning eller uppfylla juridiska krav.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Väsby Promotion säljer inte dina personuppgifter till någon och vi delar naturligtvis inte ut dina personuppgifter till vem som helst. Som tidigare nämnts kan vi i vissa fall dock komma att dela dina personuppgifter med utvalda tredje parter. Om det sker ser vi till att överföringen sker på ett säkert sätt som bevarar din integritet.

Lagring och lagringstid

Personuppgifter lagras av Väsby Promotion under den tid det är nödvändigt för de ändamål som specificeras ovan. Det kan vara så länge som det är nödvändigt för att kunna utföra det vi lovat dig enligt våra avtal eller andra åtaganden. Det kan även vara så länge det krävs enligt lag eller myndighetsbeslut. Väsby Promotion gallrar registrerade personuppgifter regelbundet. Väsby Promotion vidtar även rimliga åtgärder för att hålla de personuppgifter som behandlas aktuella och att radera inaktuella och på andra sätt felaktiga eller överflödiga personuppgifter. Vi på Väsby Promotion har löpande rutiner som säkerställer att vi inte lagrar onödiga uppgifter om dig och vi minimerar lagringstiden i så stor utsträckning som möjligt.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Väsby Promotion och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES säkerställer vi att våra leverantörer och samarbetspartners lever upp till samma säkerhets- och skyddsnivå som tillämpas i EU/EES.

Frågor till Väsby Promotion

Har du frågor rörande vår hantering av dina personuppgifter eller vill du använda någon av dina rättigheter kopplade till hanteringen av personuppgifter? Då är du välkommen att kontakta oss på Väsby Promotion enligt uppgifterna nedan.

Om du kontaktar oss på info@vasbypromotion.se är ditt ärende i trygga händer och vi återkommer till dig inom kort.

Tel: 08-590 327 00